5 raisons pour adopter la signature électronique
Le processus de signature classique peut être chronophage : imprimer, signer, numériser et envoyer par mail. C’est pourquoi il est temps de s’adapter à l’ère numérique et d’adopter la signature électronique. Les 5 raisons principales ? Gagner du temps, réduire les coûts, arrêter le gaspillage de papier, renforcer la sécurité de vos documents et assurer leur traçabilité.
Définir le type de signature électronique nécessaire
Pour les documents, il existe différents niveaux de sécurité pour la signature électronique. La signature simple est la plus simple, mais a une valeur juridique limitée. La signature électronique avancée est la plus couramment utilisée par les entreprises car elle permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document signé. Enfin, la signature électronique qualifiée est la plus fiable sur les plans techniques et juridiques. Elle nécessite une validation de l’identité du signataire par une autorité de certification.
Se renseigner sur la législation locale
Il est important de se renseigner sur les exigences légales du pays ou de la région concernant la signature électronique. En France, les outils de signature électronique doivent respecter les normes de sécurité et de confidentialité du Réglement eIDAS établi par l’Union européenne et être en conformité avec le RGPD.
Utiliser un outil fiable pour faire signer des documents en ligne
Pour garantir l’intégrité d’un document, il est recommandé d’utiliser des outils spécialisés pour cadrer les signatures électroniques de vos fichiers. Parmi les plus connus, on retrouve DocuSign et Adobe Sign mais il existe aussi d’autres outils fiables tels que OneFlow ou Yousign qui peuvent être de bonnes alternatives pour gérer vos contrats en ligne. Ces outils garantissent que vos documents sont « juridiquement contraignants » et peuvent être stockés en ligne pour une traçabilité assurée.
Certaines solutions possèdent même la certification ISO 27001, qui garantit la sécurité des informations contenues dans les documents.
Par votre serviteur dévoué, SAM SESSINOU HOUNKPE-DUFFAY
