5 conseils simples pour devenir plus productif sur Google Docs
Si vous utilisez régulièrement Google Docs, ou si vous êtes novice et que vous souhaitez devenir plus efficace avec cet outil, cet article est fait pour vous ! Nous avons rassemblé pour vous 5 astuces simples pour gagner en productivité sur Google Docs.
Qu’est-ce que Google Docs ?
Avant de commencer, rappelons rapidement ce qu’est Google Docs. Il s’agit d’un service de traitement de texte en ligne proposé par Google. Il permet aux utilisateurs de créer et de modifier des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins, directement depuis leur navigateur web. L’ensemble des fichiers créés sur Google Docs est sauvegardé sur le cloud de Google et peut être partagé avec d’autres utilisateurs pour une édition collaborative en temps réel. Google Docs est une alternative gratuite et populaire à Microsoft Word, le logiciel de traitement de texte de la suite Office 365.
1. Les raccourcis clavier, vos alliés pour une productivité maximale !
Les raccourcis clavier sur Google Docs peuvent vous permettre de travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui peut améliorer votre productivité et la qualité de votre travail. Voici les 10 principaux raccourcis clavier à connaître sur Google Docs :
– Ctrl + C (PC) ou Commande + C (Mac) : copier
– Ctrl + V (PC) ou Commande + V (Mac) : coller
– Ctrl + Z (PC) ou Commande + Z (Mac) : annuler la dernière action
– Ctrl + Y (PC) ou Commande + Y (Mac) : rétablir la dernière action annulée
– Ctrl + B (PC) ou Commande + B (Mac) : mettre en gras
– Ctrl + I (PC) ou Commande + I (Mac) : mettre en italique
– Ctrl + U (PC) ou Commande + U (Mac) : souligner
– Ctrl + K (PC) ou Commande + K (Mac) : insérer un lien
– Ctrl + S (PC) ou Commande + S (Mac) : enregistrer
– Ctrl + Maj + « +/- » (PC) ou Commande + Maj + « +/+ »(Mac) : augmenter ou réduire la taille de la police
Pour découvrir plus de raccourcis clavier, n’hésitez pas à consulter la documentation officielle de Google.
2. Travailler hors-ligne
Le mode hors ligne de Google Docs vous permet d’accéder à vos documents, feuilles de calcul et présentations même lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet. Vous pouvez modifier vos documents hors ligne et ils se synchroniseront automatiquement avec votre compte Google une fois que vous êtes à nouveau en ligne. Pourquoi utiliser cette fonction ? Rester focus sur votre travail sans être dérangé par des interventions extérieures !
Voici comment activer le mode hors ligne pour Google Docs :
– Connectez-vous à votre compte Google Drive.
– Cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran, puis sélectionnez « Paramètres ».
– Cochez la case « Activer le mode hors connexion ».
Google Docs commencera alors à synchroniser vos documents, feuilles de calcul et présentations pour les rendre disponibles hors connexion. Ce processus peut prendre quelques minutes en fonction du nombre de fichiers que vous avez sur votre compte.
3. Travaillez en collaboration pour gagner en efficacité
Les fonctions de collaboration de Google Docs permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même document simultanément, ce qui peut grandement améliorer la productivité et faciliter la communication. Pour utiliser au mieux ces fonctions, voici quelques conseils :
– Utilisez les autorisations pour contrôler qui peut modifier le document. Vous pouvez autoriser certaines personnes à modifier le document tandis que d’autres ne peuvent que le consulter. Cela permet de garantir la sécurité et la confidentialité des informations.
– Utilisez les commentaires pour discuter des changements apportés au document. Les commentaires sont un excellent moyen de communiquer avec les autres collaborateurs sans perturber le document lui-même.
– Utilisez le chat intégré pour discuter en temps réel avec les autres collaborateurs. Le chat est pratique pour les discussions rapides et informelles, mais il ne doit pas remplacer les commentaires pour les discussions plus importantes.
– Utilisez l’historique des versions pour suivre les modifications apportées au document. L’historique des versions permet de revenir en arrière en cas d’erreur ou de perte de données.
4. Avez-vous pensé aux extensions ?
Les add-ons (extensions web) pour Google Docs sont des fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez ajouter à votre application pour améliorer votre expérience de travail et votre productivité. Ces add-ons sont conçus pour offrir une variété de fonctionnalités, de la gestion de projet à la recherche de synonymes, et peuvent être facilement intégrés dans votre application. Ces extensions peuvent vous aider à gagner du temps et à augmenter votre productivité en automatisant certaines tâches répétitives. Ils permettent aussi d’améliorer la qualité de votre travail en vous offrant des outils de correction, de vérification orthographique et de grammaire plus avancés.
Quelques exemples d’outils qui proposent des extensions intégrées à Google Docs :
– Grammarly : pour une vérification avancée de la grammaire et de l’orthographe
– MindMeister : pour la création de mind maps
– DocuSign : pour la signature électronique de documents
– Lucidchart : pour la création de diagrammes et de schémas
5. Pratiquer, pratiquer, pratiquer
Comme partout, pratiquer régulièrement est le meilleur moyen d’être productif. En se familiarisant avec l’interface, on gagne en rapidité et en efficacité dans l’exécution des tâches courantes. La pratique permet également de découvrir de nouvelles fonctionnalités, qui peuvent s’avérer très utiles dans la réalisation de projets plus complexes.
Il ne vous reste plus qu’à mettre en place ces quelques conseils et à nous en dire des nouvelles !
Pour aller plus loin…
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Par votre serviteur dévoué, SAM SESSINOU HOUNKPE-DUFFAY
